Para estudios, agencias y consultoras
El estudio contesta. Aunque estés en audiencia.
En un estudio la consulta que más entra no es nueva: es un cliente que ya tenés preguntando cómo viene lo suyo. Y llega siempre en el peor momento — en audiencia, en una reunión, el día del vencimiento. Niles contesta esa consulta con el legajo abierto: en qué instancia está, qué se presentó, qué falta y de quién depende. Lo que requiere criterio profesional sigue siendo tuyo, y lo dice así.
Qué se lleva de tu día
Lo que hoy contestás vos, quince veces por día.
- Informa el estado de cada trámite
- En qué instancia está, qué se presentó y qué falta. Con la fecha de la última actualización a la vista, para que nadie confunda un dato viejo con uno de hoy.
- Pide la documentación de una sola vez
- La lista completa, en qué formato y para cuándo, con lo que se traba si falta. No de a un papel por mensaje y tres días de ida y vuelta.
- Avisa de los vencimientos que tenés cargados
- Los del calendario del estudio, no los que deduzca él. Un plazo inventado es peor que no avisar.
- Coordina reuniones y consultas nuevas
- Toma el motivo, el tema y la urgencia antes de dar el turno, así el que atiende llega sabiendo de qué se trata.
- Capacita al que entró hace dos semanas
- Cómo se arma un legajo, qué pide cada trámite, cuál es el procedimiento de la casa. Con tu forma de trabajar, no con la del manual.
Le preguntan lo mismo a los dos
«¿Cuál es el estado del expediente de Pérez? ¿Y qué le falta presentar?»
Un asistente genérico
«No tengo acceso al sistema de gestión de tu estudio. Para conocer el estado de un expediente conviene consultar el legajo del cliente o el sistema de seguimiento que usen.»
No tiene tus legajos ni sabe qué presentaste vos.
Niles
«Está en prueba desde el 14/8. Se presentó la demanda y la documental; falta el poder certificado, que lo tiene que firmar él. Le pedí el turno dos veces por mail. ¿Lo llamo?»
De dónde sale
- ⚡ Tu legajo del cliente
- ⚡ Tu registro de presentaciones
- ⚡ Tu historial de contacto
- Estado de expedientes
- Turnos y reuniones
- Documentación a presentar
- Vencimientos
- Honorarios
Preguntas
Lo que se pregunta antes de decidir.
¿Da asesoramiento legal o contable?
No, y es un límite duro del agente, no una política escrita en un contrato. No interpreta una norma para un caso concreto, no estima cómo va a salir un juicio o una inspección y no recomienda una estrategia. Cuenta cómo viene lo de la persona y cómo trabaja el estudio; lo que requiere criterio profesional lo deriva. La responsabilidad profesional sigue siendo del matriculado, y el agente está hecho para no acercarse a esa línea.
¿Y la confidencialidad entre clientes?
Nada de lo que sabe de un expediente aparece en la conversación de otro, ni como ejemplo ni como comparación. Es una regla dura del agente y además una propiedad del sistema: cada consulta se contesta con el legajo de quien pregunta. Los datos de tu estudio viven en tu cuenta y no se usan para entrenar nada.
¿Necesito tener un sistema de gestión?
No. Alcanza con tu lista de precios, aunque hoy sea una planilla. La carga y el ordenamiento los hacemos nosotros en la puesta en marcha. Si además tenés un sistema, mejor — pero no es la condición para arrancar, y esa es la diferencia con la mayoría de las herramientas que vas a mirar.
¿Sirve para una agencia o una consultora, que no tienen expedientes?
Sí, y es la misma mecánica con otro nombre: en vez de expediente hay proyecto o cuenta, y en vez de presentaciones hay entregas y aprobaciones. Lo que se pregunta es igual —en qué estado está, qué falta, cuándo— y las respuestas salen del mismo lugar: lo que tenés cargado del cliente.
¿Cuánto cuesta?
Hay un abono mensual según el volumen de conversaciones y un pago único de puesta en marcha, que es donde va el trabajo pesado de cargar todo lo que sabe tu negocio. Los números están publicados en la página de precios; no hay costo por mensaje ni sorpresas al final del mes.